Nouveau La version gratuite de Conflua est disponible.

Collectez vos documents administratifs.
Sans relance manuelle.

Envoyez un lien à vos usagers. Conflua collecte, vérifie, relance et classe automatiquement chaque pièce dans votre espace de stockage.

Gestion des dossiers administratifs : automatisez la collecte de vos documents

La gestion des dossiers administratifs représente une part importante du quotidien de nombreuses entreprises et organisations. Entre la collecte des pièces justificatives, le suivi des documents reçus et la constitution de dossiers complets, ces processus peuvent rapidement mobiliser beaucoup de temps lorsqu’ils reposent sur des échanges manuels.

L’enjeu est aujourd’hui de simplifier cette collecte documentaire tout en conservant une organisation claire et fiable des informations transmises.

Conflua accompagne les équipes dans cette démarche d’automatisation administrative en structurant la récupération et le traitement des documents nécessaires à chaque dossier. Une approche qui permet de fluidifier les échanges, de mieux organiser les dossiers administratifs et de réduire le temps consacré aux tâches documentaires répétitives.

Gestion des dossiers administratifs

Réduisez les relances et complétez vos dossiers plus rapidement

Centralisez la collecte de vos documents administratifs, suivez les pièces manquantes et automatisez les relances pour limiter les tâches répétitives. Conflua vous aide à accélérer la constitution de dossiers complets tout en donnant à vos équipes une vision claire de chaque demande.

Collectez facilement les pièces justificatives de vos dossiers administratifs

La gestion des dossiers administratifs implique souvent les mêmes tâches répétitives : demander des pièces justificatives, vérifier les documents reçus, relancer les dossiers incomplets, retrouver les fichiers envoyés par email et les classer au bon endroit. Conflua automatise ces étapes pour vous permettre de gérer vos dossiers plus rapidement, avec moins d’erreurs et moins de tâches manuelles.

Avec Conflua, vous créez simplement une demande en indiquant les documents administratifs et pièces justificatives nécessaires. Chaque personne reçoit ensuite un lien individuel et sécurisé lui permettant de transmettre ses documents en ligne, sans créer de compte et sans installer d’application.

Suivez les dossiers administratifs et contrôlez les documents reçus

Vous suivez ensuite l’avancement de chaque dossier depuis une interface centralisée. Vous identifiez immédiatement les documents reçus, manquants ou à vérifier, sans avoir à parcourir vos emails ou à tenir un tableau de suivi parallèle.

Conflua automatise également les relances pour les pièces manquantes. Lorsqu’un dossier administratif n’est pas complet, les rappels peuvent être envoyés automatiquement aux personnes concernées. Vos équipes passent ainsi moins de temps à relancer manuellement chaque dossier.

Les documents transmis peuvent être analysés grâce à la technologie OCR de Conflua afin de faciliter leur contrôle et de détecter les pièces qui ne correspondent pas aux documents demandés ou qui nécessitent une nouvelle transmission.

Classez et archivez automatiquement vos documents administratifs

Une fois les documents validés, Conflua facilite leur classement et transfert vers Google Drive ou SFTP. Les fichiers sont directement organisés dans votre environnement documentaire, sans avoir à les télécharger, les renommer ou les déplacer manuellement.

Vous réduisez ainsi les manipulations nécessaires après la collecte et conservez une organisation claire de vos dossiers administratifs.

Conflua permet ainsi de structurer l’ensemble du processus documentaire :

  • collecte des documents administratifs ;
  • dépôt sécurisé des pièces justificatives ;
  • suivi des dossiers incomplets ;
  • contrôle des documents reçus ;
  • relances automatiques ;
  • classement et transfert vers Google Drive ou SFTP.

Collecte documentaire

Quels documents administratifs pouvez-vous collecter ?

Centralisez la collecte de tous les documents nécessaires à vos dossiers administratifs.

Pièces justificatives et documents essentiels

Lors de la création d’une collecte, Conflua vous propose des documents administratifs couramment demandés pour vous aider à préparer votre demande plus rapidement. Vous pouvez ensuite sélectionner les pièces nécessaires ou demander absolument tout autre document, selon les besoins de votre dossier. Chaque personne reçoit une demande claire et sécurisée.

  • Pièce d’identité
  • Justificatif de domicile
  • RIB
  • Attestation
  • Formulaire signé
  • Contrat
  • Justificatifs financiers

Les documents reçus sont centralisés dans Conflua afin de faciliter le suivi des dossiers complets et des pièces encore manquantes.

Cas d’usage

Conflua pour quels dossiers administratifs ?

Une collecte documentaire adaptée à chaque étape de votre activité.

Collectez les documents au bon moment

Conflua peut être utilisé pour de nombreux dossiers administratifs, notamment :

  • Dossiers d’inscription
  • Constitution de dossiers clients
  • Renouvellement de justificatifs
  • Mise à jour de dossiers administratifs
  • Demandes administratives
  • Dossiers de candidature

On vous répond

Questions fréquentes sur la collecte de documents administratifs

Tout ce que vous devez savoir avant de dématérialiser la collecte de vos pièces justificatives.

Collectez vos documents administratifs sans relancer.

Configurez les pièces attendues, envoyez un lien à chaque usager et laissez Conflua vérifier, relancer et classer les documents pour vous.

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