Collectez les documents d’inscription.
Sans relance manuelle.

La gestion des dossiers scolaires nécessite régulièrement de collecter des documents auprès des élèves et de leurs familles : pièces justificatives, formulaires, autorisations, documents d’inscription ou de réinscription. Lorsque ces fichiers arrivent par email, le suivi des dossiers peut rapidement devenir chronophage pour les équipes administratives.

Conflua simplifie la collecte des documents scolaires en centralisant les pièces demandées, leur réception et leur suivi. Les familles transmettent leurs documents depuis un lien sécurisé, tandis que l’établissement visualise simplement les dossiers complets, les pièces manquantes et les documents à vérifier.

Une solution particulièrement adaptée pour fluidifier la gestion des dossiers élèves et accélérer la constitution des dossiers d’inscription scolaire.

Collectez les pièces justificatives pour vos inscriptions scolaires

Une inscription ou une réinscription implique souvent de récupérer plusieurs documents et pièces justificatives auprès de chaque famille.

Avec Conflua, vous créez une collecte correspondant à votre démarche et définissez précisément les documents attendus.

Chaque famille reçoit ensuite un lien individuel et sécurisé lui permettant de transmettre ses documents en ligne depuis un ordinateur ou un téléphone, sans créer de compte et sans installer d’application.

Vous disposez ainsi d’un processus structuré pour la collecte des documents d’inscription scolaire, sans multiplier les pièces jointes et les échanges par email.

Suivez les dossiers élèves incomplets et automatisez les relances

Conflua centralise le suivi de vos dossiers scolaires afin d’identifier rapidement les documents reçus, les pièces encore manquantes et celles qui nécessitent une vérification.

Lorsqu’un dossier d’inscription est incomplet, les familles concernées peuvent être relancées automatiquement. Vos équipes administratives passent moins de temps à vérifier chaque dossier et à envoyer des rappels individuels.

L’OCR intégré à Conflua peut également analyser les fichiers transmis afin de faciliter le contrôle des documents reçus et détecter certaines pièces illisibles ou ne correspondant pas au document demandé.

Classez automatiquement les documents de chaque dossier scolaire

Une fois les documents validés, Conflua peut les renommer et les transférer vers Google Drive ou SFTP selon l’organisation définie par votre établissement.

Vous évitez ainsi de télécharger, renommer et déplacer manuellement chaque fichier reçu.

Conflua structure les principales étapes de votre gestion documentaire scolaire :

• collecte des documents auprès des familles
• réception des pièces justificatives
• suivi des dossiers élèves
• identification des documents manquants
• contrôle des fichiers reçus
• relances automatiques
• classement et transfert vers Google Drive ou SFTP.

Définissez librement les pièces attendues

Conflua vous permet de définir librement les pièces attendues pour chaque collecte. Vous pouvez notamment demander :

• justificatif de domicile
• pièce d’identité
• livret de famille
• acte ou extrait de naissance
• certificat de scolarité
• certificat de radiation
• attestation d’assurance
• documents relatifs aux vaccinations
• photo d’identité
• autorisation parentale
• autorisation de sortie
• autorisation de droit à l’image
• justificatifs nécessaires à un dossier de bourse
• formulaires et documents signés
• toute autre pièce nécessaire au dossier de l’élève.

Chaque collecte peut être adaptée aux documents réellement nécessaires à votre établissement.