Collectez vos documents RH.
Sans relance manuelle.

La constitution et la mise à jour d’un dossier salarié nécessitent de collecter de nombreux documents tout au long du parcours du collaborateur : pièce d’identité, RIB, diplômes, justificatifs, certifications ou documents spécifiques au poste.

Lorsque ces documents RH sont récupérés manuellement par email, leur suivi peut rapidement devenir chronophage : pièces manquantes, fichiers dispersés, relances individuelles et dossiers incomplets avant l’arrivée du collaborateur.

Conflua simplifie la collecte des documents salariés en centralisant les demandes, les dépôts et le suivi des pièces. Chaque collaborateur transmet ses documents depuis un lien individuel sécurisé, tandis que le service RH visualise les dossiers complets, les documents manquants et les pièces nécessitant une vérification.

Une solution conçue pour simplifier la gestion des dossiers du personnel et automatiser les tâches documentaires liées à l’onboarding et à l’administration RH.

Collectez les documents nécessaires à l’embauche de vos salariés

L’arrivée d’un nouveau collaborateur nécessite généralement de récupérer plusieurs documents d’embauche avant ou au moment de sa prise de poste.

Avec Conflua, vous créez une collecte et définissez précisément les documents que votre nouveau salarié doit transmettre.

Chaque collaborateur reçoit ensuite un lien individuel et sécurisé lui permettant de déposer ses documents depuis un ordinateur ou un téléphone, sans créer de compte ni installer d’application.

Vous disposez ainsi d’un processus structuré pour la collecte des documents RH, sans multiplier les pièces jointes et les échanges par email pendant l’onboarding.

Suivez les dossiers salariés incomplets et automatisez les relances

Conflua centralise le suivi de vos dossiers salariés afin d’identifier rapidement les documents déjà reçus, les pièces encore manquantes et les fichiers nécessitant une vérification.

Lorsqu’un collaborateur n’a pas transmis l’ensemble des documents demandés, les relances peuvent être automatisées. Votre équipe RH réduit ainsi les rappels individuels et conserve une vision claire de l’avancement de chaque dossier.

L’OCR intégré à Conflua analyse également les fichiers déposés afin d’identifier leur nature et de signaler certains documents illisibles ou ne correspondant pas à la pièce demandée.

Classez automatiquement les documents de vos collaborateurs

Une fois les documents traités, Conflua peut les renommer et les transférer vers Google Drive ou SFTP selon l’organisation définie par votre entreprise.

Vous évitez ainsi de télécharger, renommer et déplacer manuellement chaque document reçu.

Conflua structure les principales étapes de votre collecte documentaire RH :

• collecte des documents salariés
• dépôt sécurisé des pièces justificatives
• suivi des dossiers du personnel
• identification des documents manquants
• contrôle des fichiers reçus
• relances automatiques
• classement et transfert vers Google Drive ou SFTP

Définissez librement les documents de chaque salarié

Les documents composant un dossier du personnel varient selon l’entreprise, le poste occupé et la situation du collaborateur. Conflua vous permet de définir librement les pièces nécessaires pour chaque collecte.

Vous pouvez notamment organiser la collecte de :

• pièce d’identité
• RIB
• carte Vitale ou justificatif nécessaire au dossier
• diplômes
• certifications professionnelles
• permis de conduire
• justificatif de domicile
• titre de séjour lorsque nécessaire
• habilitations professionnelles
• formulaires internes
• attestations et justificatifs spécifiques au poste
• autres documents nécessaires à la constitution du dossier salarié

Chaque collecte peut être adaptée au profil du collaborateur et aux documents réellement nécessaires à votre processus RH.

La préparation administrative d’une nouvelle embauche commence souvent avant le premier jour du collaborateur.

Conflua permet au service RH d’envoyer en une seule fois la liste des documents attendus et de suivre leur transmission avant l’arrivée du salarié.

Le nouveau collaborateur sait précisément quelles pièces il doit fournir et peut les déposer simplement depuis son lien personnel. De son côté, l’équipe RH identifie immédiatement ce qui a été transmis et ce qui reste à récupérer.

La collecte des documents d’onboarding devient ainsi un processus structuré plutôt qu’une succession d’emails et de relances.

Les besoins de collecte documentaire des ressources humaines peuvent également concerner des prestataires ou intervenants externes.

Conflua permet de créer des collectes spécifiques pour récupérer les documents nécessaires à leur dossier, notamment des pièces comme un Kbis, une attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle ou une attestation Urssaf lorsque celles-ci sont nécessaires.

Vous pouvez ainsi appliquer le même processus de collecte, de suivi, de relance et de classement à différents profils intervenant dans votre organisation.